Behandling av personuppgifter för dig som bostadssökande hos SHIS

Syftet med behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att SHIS ska kunna utföra sitt uppdrag som bostadssocial resurs inom Stockholms stad.

Ansökan om bostad

Beroende på vilken boendeform som du söker och vem du har varit i kontakt med så kommer personuppgifter in till oss på olika sätt:

• från någon av stadsdelsförvaltningarna i Stockholm,

• socialförvaltningens enhet för hemlösa,
• Bostadsförmedlingen eller,
• från dig själv.

I samband med ansökan om bostad behöver vi hämta in uppgifter om din ekonomi, till exempel genom intyg om anställning och lön, kreditupplysning eller hämta uppgifter från inkassobolag eller Kronofogden om skulder.

Är du student kan vi begära in uppgifter om studielån och studieintyg. Är du nyanländ kan vi begära in uppgifter om uppehållstillstånd och uppgifter om hemspråk (i de fall tolk kan behövas). Uppgifterna tas in för att SHIS ska kunna säkerställa att du har ekonomiska möjligheter att betala hyran och att du har rätt att få en bostad via SHIS.

SHIS tar även emot så kallade känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om ditt hälsotillstånd och storlek på hushållet. Detta gör vi för att kunna för att kunna bedöma ditt behov av stöd i boendet eller storlek på boendet.

Under boendetiden

När du har tecknat ett hyreskontrakt med oss så behandlar vi dina personuppgifter för att kunna utföra vårt uppdrag som bostadssocial resurs inom Stockholms stad och som din hyresvärd. Under boendetiden behandlar vi dina personuppgifter främst när vi skickar fakturor för din hyra eller andra kostnader samt när vi har uppföljning av ditt boende.

I vissa fall kan vi även behandla dina personuppgifter i kontakter med din stadsdelsförvaltning i Stockholms stad. Vi kan komma att hämta in uppgifter från offentliga register för att uppdatera våra register (till exempel ifrån InfoTorg).

Vid störningar och incidenter behandlar vi personuppgifter för att kunna hantera skador i lägenheter och tillvarata rättsliga anspråk. Vi kan också behöva lämna ut uppgifter om boende till räddningstjänsten, vid exempelvis brand.

Inom SHIS budget- och skuldrådgivningsverksamhet hämtas uppgifter om din privatekonomi in för att kunna lägga upp en plan för att betala av skulder.

Har du en förvaltare eller god man kan uppgifter om dem tas in i syfte att veta vem vi ska kontakta för att kunna informera och hålla en löpande dialog.

SHIS behandlar även personuppgifter för analys eller statistik, till exempel för att göra prognoser för lediga lägenheter.

Efter boendetiden

SHIS är en kommunal stiftelse och är därför skyldiga att följa de lagar som gäller för offentlig verksamhet såsom Tryckfrihetsförordningen, Arkivlagen, Offentlighet- och sekretesslagen och Förvaltningslagen.

Uppgifterna sparas så länge lagstiftningen kräver att SHIS ska spara uppgiften. Hur länge den ska sparas varierar från uppgift till uppgift.

När uppgiften inte längre ska sparas slängs (gallras) den på ett säkert sätt. I SHIS hanteringsanvisningar står vilka uppgifter SHIS har, hur länge de sparas och vilken lagstiftning som styr vad vi sparar.

SHIS personuppgiftsbiträden

SHIS har personuppgiftsbiträden som sköter drift och support av SHIS it-system. Ett personuppgiftsbiträde kan exempelvis vara en it-leverantör. För att SHIS ska kunna ha en säker drift av de system som innehåller personuppgifter och därmed kunna utföra tjänster och fullgöra skyldigheter gentemot hyresgäster kan även SHIS personuppgiftsbiträden ha åtkomst till systemen och den information som finns i systemen.

SHIS har tecknat avtal med personuppgiftsbiträdena för att reglera vem och hur personuppgiftsbiträdena får lov att hantera systemen och dess informationsinnehåll.